De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos, todas las empresas están obligadas a cumplir con una serie de medidas que incluyen la adecuada gestión y eliminación de aquellos documentos en los que consten datos personales o de carácter privado. Con esta normativa se pretende garantizar la seguridad de esta información personal y su correcta destrucción, de forma que nadie pueda tener acceso a estos datos. Por ello, la destruccion confidencial de documentos es fundamental para cualquier empresa.
Las pymes, al emitir facturas, informes comerciales u otro tipo de documentos, generan una gran cantidad de documentos que contienen datos sensibles de carácter personal o privado. Es por ello fundamental contar con un servicio de destrucción de documentos que garantice el cumplimiento de esta obligación y nos ahorre las sanciones de hasta 600 000 euros en caso de incumplimiento.
Beneficios de contar con un servicio de destrucción de documentos para pymes
La destrucción de documentos con datos personales es fundamental. Sin embargo, a veces cumplir con esta obligación puede resultar complicado, sobre todo para las pymes. Por eso, lo mejor es contar con un servicio de destrucción de documentos a cargo de una empresa especializada en esta tarea. Esto tiene una serie de beneficios. Son los siguientes:
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Ahorro en máquinas: aunque una PYME puede comprar una máquina para destruir los documentos, lo cierto es que este tipo de maquinaria suele ser costosa, sobre todo para aquellas empresas pequeñas y negocios que acaban de comenzar su andadura. Además, no solo la maquinaria es costosa, también es costoso y complejo el mantenimiento de la maquinaria. Así pues, externalizar la destrucción de documentos nos permite ahorrar dinero en maquinaria y en su correspondiente mantenimiento.
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Ahorro de tiempo: para la destrucción de documentos se habrá de invertir tiempo de la jornada laboral de alguno de los trabajadores de la empresa. Sin embargo, cuando se confía en una empresa para la destrucción de documentos con información confidencial, los trabajadores no tienen que invertir tiempo de su jornada para llevar a cabo esta tarea. Además, no es necesario preparar los documentos ni quitarles grapas ni clips.
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Destrucción de documentos garantizada: las empresas que se encargan de estos menesteres garantizan la destrucción de los documentos sin que estos puedan extraviarse. Sin embargo, la pérdida de este tipo de documentos es bastante común en las empresas. Además, estas empresas permiten el seguimiento del proceso de destrucción a través de sus sistemas de trazabilidad. Por otro lado, el proceso acaba con un certificado de destrucción que acredita la destrucción adecuada de los documentos.
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Cumplimiento riguroso de la normativa vigente: las empresas que se dedican a la destrucción de documentos con información personal o confidencial garantizan el correcto cumplimiento de la obligación que establece la Ley en este sentido. Así pues, las pymes podrán evitar la imposición de multas de gran cuantía que conlleva el incumplimiento de esta obligación.
Sin duda, externalizar la destrucción de documentos en los que consta información de carácter privado o personal es la mejor opción para aquellas empresas pequeñas y medianas que quieran ahorrar tiempo, dinero y espacio para cumplir con esta obligación legal. Asimismo, es también importante contar con el servicio de una agencia seo madrid que posicione a nuestra empresa.
